Het Evenementenloket biedt organisatoren via Eaglebe de mogelijkheid om toestemming aan te vragen voor een sportevent.
Het aanvraagformulier is opgedeeld in thema’s: periode, locatie, catering, publiciteit, veiligheid ...
Zo worden de stedelijke en ordediensten op de hoogte gebracht en kunnen de nodige vergunningen/afwijkingen worden uitgereikt.
Opgelet: dien minstens twee maanden vóór de datum van het evenement je aanvraag in. Voor grote evenementen vanaf 1.000 personen is dat minstens drie maanden vooraf.
Voor meer info kan je terecht bij het Evenementenloket. Bel, mail naar evenementen@bilzenhoeselt.be of maak een afspraak.
Vragen over de Uitleendienst, publiciteit, herbruikbare materialen, vrijwilligerswetgeving enz.? Raadpleeg de rubrieken 'Ondersteuning' of 'Regelgeving en verplichtingen' op deze website.
Procedure
Maak een account aan. Dan moet je niet telkens opnieuw je contactgegevens in te vullen. Het systeem bewaart je formulier zodat je later kan verder werken. In je account vind je ook al je aanvragen terug die je eenvoudig kan kopiëren en aanpassen voor de volgende editie(s).
Een handleiding voor Eaglebe en het aanvraagformulier vind je hier.
Registreer je op EagleBe en vraag je evenement aan.
Ik wens mijn evenement aan te vragen als éénmalige gebruiker.
Kies bij type evenement 'Sportactiviteit' en vul alle gegevens aan.
Naast de algemene aanvraag dien je ook de volgende zaken te regelen:
- Voor een wedstrijd heb je een wedstrijdvergunning nodig. Zie bijlage onderaan.
Voor inzet van seingevers is een namenlijst vereist. Zie bijlage onderaan. - Organiseer je een wandeling, doortocht of andere route?
- Laad een GPX van je parcours of route op in Eaglebe of mail deze door naar
evenementen@bilzenhoeselt.be
- Laad een GPX van je parcours of route op in Eaglebe of mail deze door naar
- Gebruik je muziek tijdens je evenement?
- Regel altijd Unisono: https://www.bilzenhoeselt.be/unisono.
- Is er een dj of optreden? Vul de formulieren over de geluidsnormen in: https://www.bilzenhoeselt.be/geluidsnormen.
- Duurt je evenement tot 3 uur ’s nachts? Dan dien je een nachtvergunning te betalen.
https://www.bilzenhoeselt.be/einduur-en-nachtvergunning-bij-evenementen - Lees de preventie- en veiligheidsrichtlijnen na en zorg dat de evenementenlocatie correct is ingericht https://www.bilzenhoeselt.be/algemene-preventiemaatregelen
https://www.bilzenhoeselt.be/brandweer-veiligheidsvoorschriften-per-type-evenement - Materiaal kan je makkelijk huren via de Uitleendienst:
https://www.bilzenhoeselt.be/uitleendienst.