Het Evenementenloket biedt organisatoren via Eaglebe de mogelijkheid om toestemming aan te vragen voor evenementen met meer dan 1.000 bezoekers.
Het aanvraagformulier is opgedeeld in thema’s: periode, locatie, mobiliteit, geluid, catering, publiciteit en veiligheid.
Zo worden de stedelijke en ordediensten op de hoogte gebracht en kunnen de nodige vergunningen/afwijkingen worden uitgereikt.
Opgelet: dien minstens drie maanden vóór de datum van het evenement je aanvraag in.
Contacteer voor meer info het Evenementenloket. Dat kan via telefoon, door te mailen naar evenementen@bilzenhoeselt.be of door een afspraak te maken.
Heb je vragen over bv. de Uitleendienst, publiciteit, herbruikbare materialen of de vrijwilligerswetgeving? Check deze website onder 'Ondersteuning' of 'Regelgeving en verplichtingen'.
Procedure
Maak een account aan. Dan hoef je niet telkens opnieuw je contactgegevens in te vullen. Het systeem bewaart je formulier zodat je later verder kan werken. In je account vind je ook al je aanvragen terug die je eenvoudig kan kopiëren en aanpassen voor de volgende editie(s).
Een handleiding voor Eaglebe en het aanvraagformulier vind je hier.
- Registreer je op EagleBe en vraag je evenement aan.
- Ik wens mijn evenement aan te vragen als éénmalige gebruiker.
- Kies bij type evenement 'Evenement meer dan 1.000 bezoekers' en vul alle gegevens aan.
Naast deze aanvraag dien je ook de volgende zaken te regelen:
- Gebruik van muziek tijdens het evenement:
- Regel altijd Unisono: https://www.bilzenhoeselt.be/unisono
- Voor versterkte muziek van een dj of een optreden vul je de formulieren over de geluidsnormen in: https://www.bilzenhoeselt.be/geluidsnormen
- Nachtvergunning;
- Duurt je evenement tot 3 uur ’s nachts? Dan dien je een nachtvergunning te betalen: https://www.bilzenhoeselt.be/einduur-en-nachtvergunning-bij-evenementen
- Bewaking:
- Voor een fuif of muziekfestival is bewaking (vrijwilligers en/of erkende firma) verplicht.
- https://www.bilzenhoeselt.be/bewaking-op-evenementen
- Inrichting terrein en algemene veiligheid:
- Lees de preventie- en veiligheidsrichtlijnen na en zorg dat de evenementenlocatie correct is ingericht.
- https://www.bilzenhoeselt.be/algemene-preventiemaatregelen
- https://www.bilzenhoeselt.be/brandweer-veiligheidsvoorschriften-per-type-evenement
- Voor een groot evenement is een hulppost verplicht.
- De medische inzet wordt bepaald d.m.v. het PRIMA-document.
- https://www.bilzenhoeselt.be/medische-inzet-op-evenementen-en-prima
- Materiaal kan je makkelijk huren via de Uitleendienst:
https://www.bilzenhoeselt.be/uitleendienst - We nodigen je ook uit op de Evenementencommissie, waar het evenement met de stadsdiensten besproken wordt. Je ontvangt hiervoor een uitnodiging.