Het Evenementenloket biedt organisatoren via Eaglebe de mogelijkheid om toestemming aan te vragen voor je evenement met meer dan 1000 bezoekers.
Het aanvraagformulier is opgedeeld in thema’s: periode, locatie, mobiliteit, geluid, catering, publiciteit, veiligheid.
Zo worden de stedelijke en ordediensten op de hoogte gebracht en kunnen de nodige vergunningen/afwijkingen worden uitgereikt.
Opgelet: dien minstens drie maanden vóór de datum van het evenement je aanvraag in.
Vragen bij de aanvraag? Contacteer het evenementenloket via telefoon of evenementen@bilzenhoeselt.be of maak een afspraak.
Heb je vragen over bijvoorbeeld de uitleendienst, publiciteit, herbruikbare materialen, vrijwilligerswetgeving of andere info? Zoek even op deze website onder ondersteuning of regelgeving en verplichtingen.
Procedure
Maak een account aan. Dan moet je niet telkens opnieuw je contactgegevens in te vullen. Het systeem bewaart je formulier zodat je later kan verder werken. In je account vind je ook al je aanvragen terug die je eenvoudig kan kopiëren en aanpassen voor de volgende editie(s).
Een handleiding voor Eaglebe en het aanvraagformulier vind je hier.
- Registreer je op EagleBe en vraag je evenement aan.
- Ik wens mijn evenement aan te vragen als éénmalige gebruiker.
- Kies bij type evenement 'Evenement meer dan 1.000 bezoekers' en vul alle gegevens aan.
Naast deze aanvraag dien je ook de volgende zaken te regelen:
- Gebruik van muziek tijdens het evenement:
- Regel altijd Unisono: [link product unisono].
- Voor versterkte muziek van een dj of een optreden vul je de formulieren over de geluidsnormen in: [link product geluidsnormen].
- Nachtvergunning;
- Duurt je evenement tot 3 uur ’s nachts? Dan dien je een nachtvergunning te betalen: [link product einduur evenementen en nachtvergunning].
- Bewaking:
- Voor een fuif of muziekfestival is bewaking (vrijwilligers en/of erkende firma) verplicht.
- [link product Bewaking op evenementen].
- Inrichting terrein en algemene veiligheid:
- Lees de preventie- en veiligheidsrichtlijnen na en zorg dat de evenementenlocatie correct is ingericht.
- [link naar algemene preventiemaatregelen]
- [link naar veiligheidsrichtlijnen inrichting zaal – terrein - tent ]
- Voor een groot evenement is een hulppost verplicht.
- De medische inzet wordt bepaald d.m.v. het PRIMA-document.
- [link naar Medische inzet op evenementen - PRIMA]
- Materiaal kan je makkelijk huren via de Uitleendienst:
[link naar product uitleendienst]. - We nodigen je ook uit op de Evenementencommissie, waar het evenement met de stadsdiensten besproken wordt. Hiervoor ontvang je een uitnodiging.